※本記事はプロモーションを含みます
会議が終わった直後、チャットに「議事録お願いします」の一言。録画を巻き戻しながら発言を拾い直す、あの30分をどうにかしたい——Zoom AI Companionにたどり着く人の入口は、たいていここではないでしょうか。
順番だけ先に言います。つまずくポイントは操作そのものより、「どこで許可されているか」を確認する順番と、録音や要約を同僚にどう伝えるかの2つに寄っています。機能の名称や使えるプランの範囲は改定されるため、最終確認はZoomの公式ヘルプで行う前提で読んでください。
※この記事はファーストキャリア編集部が、公開情報の確認手順として整理したものです。画面の名称・提供条件は変わるため、実際の操作前に公式の案内をご確認ください。
結論｜Zoom AI Companionの要点を先に
💡 この記事の結論
Zoom AI Companionの使い方は、①管理者側で許可されているかを確認する → ②自分のアカウントの設定を開く → ③テスト会議で参加者側の見え方と要約の届き方を確かめるという順番に分けられます。そのうえで実務に効くのは、3つの前に置く「今日は要約を使います」の一言です。
操作の説明から入らないのには理由があります。設定画面をいくら往復しても、組織のアカウントで許可されていない機能は自分の側では動かせません。探す前に上流を見る。それだけで無駄な15分が消えます。
もうひとつ。要約が出たあとの扱いを決めていないと、便利さより先に気まずさがやってきます。誰の発言が、どの粒度で残り、それを誰まで配るのか。会議ツールの設定ではなく、チームの合意の話です。前半で確認の順番、後半で社内への持ち込み方を扱います。
なお、機能名や提供条件は改定されます。ここでは画面のボタン名やプラン名を断定せず、どこを見に行けば最新の条件が分かるかという形で書きます。生成AIそのものに触るのが初めてなら、生成AIの使い方を初心者向けにまとめた記事から戻ってくると用語でつまずきにくくなります。
つまずいたときの調べ方・聞き方
設定項目が見当たらない、という止まり方をしたときの動き方から決めておきます。画面を往復して探し続けるのが、いちばん時間を溶かすパターンだからです。
調べる順番は「公式 → 日付 → 自分の環境」
検索で出てくる手順記事は、画面が更新された瞬間に古くなります。参考にするなら、書かれた日付と出どころを先に見る。そのうえで最終的な判断はZoomの公式ヘルプで確認する、という二段構えにしてください。プランごとの提供範囲や機能名は改定されるので、「去年はこうだった」は根拠になりません。
公式で押さえておきたいのは、次の3点です。
- その機能が、自分のアカウントの契約範囲に入っているか
- 有効化の操作が、管理者側と利用者側のどちらで必要か
- 作られた要約がどこに保存され、誰が見られるのか
管理者・情シスへの聞き方
「Zoomの要約って使えますか」だけだと、相手は調べ直しから始めることになります。返信が一往復で終わる形にしておくと話が早い。
✅ 問い合わせに入れる3点
何をしたいのか／「定例会議の議事録作成にZoom AI Companionの要約を使いたい」と、目的と機能名を具体的に書きます。
どの会議で使うのか／社内だけか、社外の相手が入るのか。判断が変わる情報なので最初に伝えます。
いつまでに知りたいのか／次の定例の日付を添えると、優先度が伝わります。
断られたときも、理由まで聞いておく価値があります。契約の範囲の話なのか、情報の取り扱いに関する社内ルールなのかで、次に取れる手が変わるからです。
必要な道具・環境をそろえる
ここでいう道具は設定、環境は社内の合意を指します。片方だけそろえても、議事録づくりは楽になりません。
道具側｜確認の順番を1本の線にする
| 順番 | 見に行く場所 | 分かること |
|---|---|---|
| 1 | 管理者側の設定（自分が管理者でなければ担当者に確認） | 組織としてその機能を許可しているか |
| 2 | 自分のアカウントの設定画面 | 利用者側でオンにする操作が残っていないか |
| 3 | 自分ひとりで開くテスト会議 | 会議中に画面のどこへ表示されるか |
| 4 | 同僚を1人招いたテスト会議 | 参加者側に何がどう見えるか |
| 5 | 会議終了後の受け取り先 | 要約がどこに届き、誰まで開けるか |
※画面の名称や項目の位置は変更されます。各ステップの具体的な操作手順は、Zoomの公式ヘルプで最新の案内をご確認ください。
4と5を飛ばさないでほしい、というのがこの表でいちばん伝えたいところです。自分の画面で動いたことと、相手にどう見えるか、要約が誰に届くかは別の話。本番の会議でいきなり試すと、確認と説明を同時にやる羽目になります。
環境側｜録音と要約を持ち込む前の一言
ここからは、設定画面には出てこない部分です。
会議の内容が自動で文字になって残る。参加者から見れば、発言の記録が増えるということでもあります。黙って始めて後から気づかれた場合、返ってくるのは機能への評価ではなく、始めた人への不信です。順番として、告知が先。
やること自体は多くありません。招待の段階で1行入れておく。開始時に口頭でもう一度伝える。懸念が出たらその回は止める。この3つがあれば、少なくとも「聞いていない」は起きなくなります。
社外の相手が入る会議は、もう一段慎重に。相手先の社内ルールがどうなっているかは、こちらからは分かりません。開始前に確認を取る一手間を省かないほうが無難です。
⚠ 要約をそのまま配らない
自動でつくられた要約には、誤りや抜けが残る前提で運用してください。とりわけ決定事項・担当者・期限・数字は、配る前に人が読み直して直す。ここを省くと、間違った内容のほうが「議事録に書いてあった」という形で独り歩きします。要約は下書き、確定させるのは人。この線引きだけは動かさないでおきましょう。
独学で足りるケース／サポートを使うケース
ここまでは、基本的にひとりで進められる内容です。分かれ目になるのは、詰まったときに「設定の問題か、権限の問題か」を自分で切り分けられるかどうか。あとは、それに割ける時間が確保できるかどうかです。
| 判断の軸 | 独学で足りる状態 | サポートを検討したい状態 |
|---|---|---|
| 切り分け | 公式ヘルプを開いて該当項目までたどり着ける | 何を検索すればいいかの段階で止まる |
| 時間 | テスト会議を1回組む余裕がある | 調べる時間を毎週後回しにしている |
| 広がり | 議事録まわりが軽くなれば十分 | 他の業務にもAIを使う前提で覚え直したい |
| 費用 | 費用をかけずに進めたい | 時間を買う判断ができる |
サポート＝講座、とは限りません。社内で先に使っている人に画面を見せてもらう、勉強会で質問するといった形でも足ります。体系立てて学び直す方向に振るなら、FIRST AIのような学習サービスも選択肢に入ります。料金や提供内容、サポートの範囲は各公式サイトの案内で確認し、成果を保証するような説明には慎重に向き合ってください。
他のやり方と比べたときの位置づけ
議事録を軽くする手段は、Zoom AI Companionだけではありません。持っている環境によって、答えが変わります。
社内の会議がMicrosoft Teamsに寄っているなら、Zoomを新しく増やす前に、いま使っているツール側で同じことができないかを公式の案内で確認するほうが早く済みます。ツールを1本増やすと、覚えることも社内で説明することも増えるからです。反対に、会議がZoomで動いているなら、同じ画面の中で完結させるのは素直な選択になります。
会議ツールの中で完結させるのが向いている場面
- 会議のほとんどが同じツールで開かれている
- 参加者に新しいアプリを入れてもらわずに始めたい
- 記録の置き場所をこれ以上増やしたくない
向いていない場面
- 部署ごとに使う会議ツールが分かれている
- 組織の設定で機能を許可できない事情がある
- 要約の形式や出力先に細かい要望がある
もうひとつの道が、出てきた要約を自分で整えるやり方です。下書きを別の生成AIに渡し、宛先に合わせて短くしたり、決定事項だけ抜き出したりする。この使い分けができると、ツールが変わっても手が止まりません。指示の出し方の基本はChatGPTの活用方法をまとめた記事で確認できます。
よくある質問｜Zoom AI Companion
まとめ｜Zoom AI Companion
Zoom AI Companionの使い方は、操作の暗記ではなく確認の順番でした。管理者側の許可を見て、自分の設定を開き、テスト会議で参加者側の表示と要約の届き方まで確かめる。ここまで一度通しておけば、本番の会議で慌てずに済みます。
そして、要約を社内に持ち込むときの一言と、決定事項は人が確認するという線引き。この2つが、機能を長く使い続けられるかどうかを分けます。プランや機能名は変わっていくので、操作前の公式確認だけは毎回セットにしてください。
会議の記録づくりは、AIを仕事に組み込む入口としては手をつけやすい部類に入ります。ここが回り始めたら、次にどの業務へ広げるかを考える番です。
会議の要約から先へ進みたい人へ。どの業務からAIを使い始めると失敗しにくいかを、順番で整理しています。