※本記事はプロモーションを含みます
ChatGPTを仕事で開いてはいるものの、文章の要約とちょっとした下書きだけで止まっていないでしょうか。この記事では、資料下書き・議事録整理・メール文面・企画の壁打ち・データ整形という5つの場面別に、そのままコピーして使えるプロンプトの型を整理しました。あわせて、Microsoft CopilotやGoogle Geminiとの併用の考え方、社外秘情報を入力しないための運用ルールまでまとめています。
（執筆：ファーストキャリア編集部）
ChatGPT活用の結論｜場面別に「指示の型」を持つ
💡 先に要点だけ
- 場面ごとにプロンプトの型を用意し、コピーして使い回せる形で貯めていく
- 出力の誤りは必ず起きる前提で、事実確認を手順に組み込む
- 社外秘・個人情報は入力しない。貼り付ける前にダミーの語へ置き換える
- 機能名や料金プランは更新が早いので、判断の前に各公式サイトで最新を確認する
要約やたたき台づくりは、いわばChatGPTの入り口です。この記事では、そこから先へ進むために「この場面ではこう指示する」という自分用のテンプレートを増やしていく、という進め方で整理していきます。型が手元にあれば、毎回ゼロから指示文を考え直さずに済みます。
また、ChatGPT一本にこだわる必要もありません。職場で使えるツールや作業環境によっては、Microsoft CopilotやGoogle Geminiのほうが合うこともあります。型そのものは持ち運べるので、併用を前提に組み立てておくと融通が利きます。
始める前の手順と準備するもの
準備といっても、特別な機材は要りません。必要なのは「ルールの確認」と「練習台になる小さなタスク」の2つです。順番に見ていきます。
- 社内ルールを確認する：生成AIの利用可否や、入力してよい情報の範囲を定めた社内規程がないかを先に確認します。ここを飛ばすと、後の全部が無駄になりかねません。
- 使うツールを1つに絞る：ChatGPT・Microsoft Copilot・Google Geminiのうち、職場で使用が認められているものを確かめ、まずは1つに絞って型づくりを始めます。
- 失敗してもよい練習タスクを選ぶ：いきなり顧客向け資料ではなく、自分用のメモ整理や社内向けのたたき台など、間違えても被害のない仕事から試します。
- うまくいった指示文をメモに貯める：手応えのあったプロンプトは、そのままメモアプリに保存して「自分の型」に育てていきます。
- 社内の生成AI利用ルールを確認した
- 入力してはいけない情報（社外秘・個人情報）を書き出した
- 置き換え用のダミー語（〔A社〕〔新製品X〕など）を決めた
- 練習用の小さなタスクを1つ決めた
- プロンプトを保存するメモの置き場所を決めた
学習の進め方そのものに不安がある人は、学び方カテゴリの記事一覧も参考にしてみてください。
仕事が速くなるコツ｜場面別プロンプトの型5選
ここが本題です。5つの場面それぞれについて、型の骨子とコピーして使える例文を用意しました。〔 〕の部分を自分の状況に置き換えて使ってください。なお、貼り付ける内容に社外秘や個人名が含まれる場合は、ダミーの語に置き換えてから入力するのが大前提です。
| 場面 | 型の骨子 | 指示に必ず入れる要素 |
|---|---|---|
| 資料下書き | 役割＋想定読者＋目的を指定 | 「構成案を見出しレベルで」と範囲を区切る |
| 議事録整理 | 分類の枠を先に与える | 「推測せず要確認と書く」を添える |
| メール文面 | 目的＋トーン＋盛り込む要素 | トーンを先に決めて文中で指定する |
| 企画の壁打ち | 批判役を演じさせる | 弱点指摘と改善の方向性をセットで求める |
| データ整形 | 列と形式を先に指定 | 「元にない情報を足さない」と縛る |
1. 資料下書き
白紙から書き始めるのではなく、構成案を先に作らせて骨組みから固めていきます。
【コピー用】「あなたは〔部署名〕の企画担当です。以下のメモをもとに、社内向け提案資料の構成案を見出しレベルで作ってください。想定読者は〔役職〕、目的は〔承認を得ること〕です。メモ：〔ここに貼り付け〕」
2. 議事録整理
分類の枠を先に渡しておくと、後から自分で並べ替える手間を減らせます。
【コピー用】「以下の会議メモを、決定事項・保留事項・担当者別のタスクの3つに分けて整理してください。メモから読み取れない点は推測せず『要確認』と記載してください。メモ：〔ここに貼り付け〕」
3. メール文面
トーンをこちらから指定しておくと、直したい方向を毎回説明せずに済みます。
【コピー用】「次の要件を、社外の取引先に送る丁寧なメールにしてください。目的：〔日程変更のお願い〕。トーン：〔丁寧だが低姿勢すぎない〕。盛り込む要素：〔箇条書きで記載〕」
4. 企画の壁打ち
ここでは、あえて懐疑的なレビュアーを演じさせます。弱点の指摘だけで終わらせず、改善の方向性まで求めるのが型のポイントです。
【コピー用】「私は〔新サービス〕の企画を考えています。あなたは懐疑的なレビュアーとして、この企画の弱点を5つ指摘し、それぞれに改善の方向性を添えてください。企画概要：〔ここに貼り付け〕」
5. データ整形
整形系では、「元のテキストにない情報は追加しない」という縛りを指示文に入れておきます。入っていないと、元データに存在しない項目が補われて混ざることがあります。
【コピー用】「以下のテキストを、1行目を見出しとした表形式に整理してください。列は〔日付・項目・担当者〕とし、元のテキストにない情報は追加しないでください。テキスト：〔ここに貼り付け〕」
Microsoft Copilot・Google Geminiとの併用も選択肢
仕事でのAI活用は、ChatGPTだけで完結させる必要はありません。Microsoft CopilotやGoogle Geminiという選択肢もあり、職場で許可されているツールや普段の作業環境によって、使い分けたり併用したりする価値があります。
ただし、各ツールの機能名や料金プランは更新のペースが速い領域です。この記事で「どのツールが何をできるか」を断定することはしません。導入や契約を判断する前に、次の観点を各公式サイトで確認してください。
| 確認する観点 | 確認のしかた |
|---|---|
| 料金プランと無料で使える範囲 | 各公式サイトの料金ページで最新の条件を見る |
| 入力データの取り扱い・学習利用の設定 | 公式のプライバシー関連ページ・ヘルプを読む |
| 商用利用・社内利用の条件 | 利用規約と社内ルールの両方を突き合わせる |
| 普段の作業環境との相性 | 自分が日常的に使う環境で試してから判断する |
ここで紹介した「場面別の型」は、ChatGPTでもMicrosoft CopilotでもGoogle Geminiでも同じ発想で応用できます。作った型を実務でどう活かすか考えたい人は、副業・案件カテゴリの記事一覧ものぞいてみてください。
気をつけたい注意点｜誤りは起きる前提で運用する
⚠ 運用の大原則は2つ
- 出力の誤りは「必ず起きるもの」として扱い、事実確認を省略しない
- 社外秘・個人情報は入力しない。貼り付け前にダミー語へ置き換える
生成AIの出力には、もっともらしい間違いが混ざることがあります。だからこそ、数値・固有名詞・引用らしき記述は原典にあたって確認し、確認できなかった部分は削るか書き直す、という手順をセットで運用してください。「AIが言っていたから」は、仕事では理由になりません。
情報管理の面では、「入力してよい情報のリスト」を先に決めておくやり方が現実的です。案件名・顧客名・未公開の数字などは貼り付けず、〔A社〕〔新製品X〕のような置き換えで指示すれば、型の効果はそのまま活かせます。置き換え表を手元に1枚作っておくと、貼り付けの直前に迷わなくなります。
有料プランを申し込むときは、申込画面に書かれた条件を、解約の扱いまで含めて読んでから進めてください。契約に関して消費者トラブルを感じたときは、国民生活センターの情報を参照するという選択肢もあります。
ChatGPTの仕事活用でよくある質問（FAQ）
この記事は個別テーマの解説です。手順の全体像はAIスキル習得ロードマップ｜仕事・収入化までの進め方総合ガイドにまとめています。
まとめ｜ChatGPTの活用方法は「型を貯める」ことから
ここまでの内容を、持ち帰りやすい形に畳んでおきます。
- 場面ごとに指示の型を用意し、コピーして使える形で手元に貯めていく
- 資料下書き・議事録整理・メール文面・企画の壁打ち・データ整形の5場面から着手する
- 出力の誤りは起きる前提で事実確認をセットにし、社外秘は入力しない
- Microsoft CopilotやGoogle Geminiとの併用も視野に、型を持ち運べるようにしておく
まずは今日の業務からひとつ、練習台になるタスクを選んで型を試してみてください。うまくいった指示文が1つ保存できれば、そこから先は同じ作業を毎回考え直さずに進められます。
場面別の型が手に入ったら、次はAIスキル全体の底上げです。プロンプト以外の実践テクニックもまとめています。